Se estima que muchas personas, después de trabajar durante un período de tiempo, caerán en un estado de trabajo donde las cosas planificadas se retrasan repetidamente, las tareas asignadas por los líderes no se preparan hasta el último momento. Y están agotados de atender diversas emergencias todos los días... En este punto, su gestión del tiempo se ha vuelto realmente muy deficiente, lo que afecta directamente al desarrollo de un profesional.
Hacer frente a tareas importantes pero no urgentes 65%, La 80% de las veces.
Después de un día ajetreado, muchos profesionales se encuentran cada día lidiando pasivamente con diversas tareas urgentes como un "cuerpo de bomberos". Algunas tareas insignificantes ocupan demasiado tiempo para los profesionales en el lugar de trabajo, mientras que algunos asuntos importantes pero no urgentes se colocan en el estante.
Según la regla de los cuatro cuadrantes, el trabajo de una persona se puede dividir en cuatro tipos: trabajo importante y urgente, trabajo importante pero no urgente, trabajo urgente pero no importante, Y trabajo sin importancia y no urgente. Muchos de nosotros a menudo pasamos 50%, 60% de nuestro tiempo lidiando con un trabajo urgente pero sin importancia, mientras que el trabajo importante pero no urgente lleva muy poco tiempo.
A continuación se muestra un cuadro de comparación de horarios entre una persona común y una persona altamente eficiente.
El horario de las personas altamente eficientes es asignar 65% 80% de su tiempo a tareas importantes pero no urgentes. Como ya han planificado y organizado la mayor parte de su trabajo por adelantado, la carga de trabajo en los cuadrantes restantes disminuye naturalmente.
Para cambiar el estado de trabajo de ser como un "cuerpo de bomberos" todos los días, el primer paso es ajustar su horario de trabajo. Dedique el mayor tiempo posible a tareas importantes pero no urgentes.
El gurú de la eficiencia, Avili, propuso el método de "sistema de trabajo prioritario de 6 puntos". El método de operación específico es escribir todas las cosas que se deben hacer hoy antes de ir a trabajar todas las mañanas; marque las seis cosas más importantes del "1" al "6" Por orden de su importancia; al comienzo de cada día, dé todo a hacer la tarea etiquetada como "1" Hasta que se complete o esté completamente preparado, luego déle todo a hacer la tarea etiquetada como "2", y así sucesivamente.
Avili cree que, en general, si una persona puede dedicarse de todo corazón a completar las seis tareas más importantes todos los días, entonces debe ser una persona eficiente.
Muchos profesionales a menudo se quejan de que parecen estar ocupados todos los días, y cuando resumen su trabajo durante todo el año, se encuentran sin hacer nada y sin avanzar. Estas personas giran como una peonza todos los días, y rara vez se establecen para considerar el trabajo que están haciendo. Algunas personas a menudo se quejan de que les resulta difícil completar tareas importantes con alta calidad porque están constantemente interrumpidas por otras cosas.
El método recomendado es establecer una hora fija todos los días, que puede ser por la mañana o por la noche, y establecer una hora para uno mismo que no se moleste. Por un lado, puede calmarse y concentrarse en hacer algún trabajo; por otro lado, también puede tranquilizarse y reflexionar sobre sí mismo, y ajustar su horario para el día siguiente.
En términos de manejo del tiempo, para superar la procrastinación, otro método importante es aprender a controlar las emociones. Para las cosas que se deben hacer, uno debe actuar de inmediato, rápidamente 20 segundos. Por ejemplo, si dormir o asistir a foros o conferencias los fines de semana, es importante tomar una decisión positiva con 20 segundos de anticipación, en lugar de tumbarse allí y pensar medio día sin tomar medidas.
Para las cosas que requieren una consideración cuidadosa o decisiones tomadas cuando las emociones son altas, uno debe pensarlo dos veces antes de tomar una decisión y tomar 20 segundos para tomarla.
Para cambiar el hábito de la procrastinación, también puede intentar usar el método más simple, que es establecer un TIMER para usted cuando realiza una determinada tarea, como escribir un manuscrito o un informe, configurándose media hora o una hora y luego usando una cuenta regresiva para comenzar a trabajar. Este tipo de entrenamiento le ahorrará mucho tiempo en comparación con hacer el mismo trabajo normalmente, simplificará todo el trabajo de preparación emocional antes de escribir el informe y mejorará en gran medida la eficiencia del trabajo.
Por supuesto, hay muchas técnicas para cambiar la gestión del tiempo, como usar el calendario en Outlook, el método de descomposición de objetivos, tomar la decisión de hacer las cosas bien a la vez, utilizando tiempo fragmentado, y desafiando la "cultura rápida". Los lectores pueden comenzar con los métodos anteriores fáciles de iniciar.
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